Artikkel: Når økonomiavdelingen er Excel. Strategiske veivalg.

Økonomiavdelingen idag

Kontrollere har en givende og hektisk hverdag. Dere har ERP og økonomisystem, typisk Visma, Unit4, SAP eller Oracle i Norge. I tillegg er et par rapporter i Power BI blitt vanlig.

Spesielt er store rapportpakker i kompliserte Excel-filer som er koblet og synkronisert med databaser. Ja, ERP-systemet kan gjøre en hel del, men det er tungvint og det er raskere å bare fortsette å bruke Excel-filene fra ifjor. Kanskje fulgte det med et par mystiske macroer på kjøpet. Kunnskapsoverføringer fører til at filene vokser og lever videre.

Økonomene i avdelingen forstår alt dette, men for andre avdelinger er avansert Excel utfordrende. Rutiner og snarveier som er lett i økonomi, tar tid for andre. Praten om kvalitet og feilretting er kjent, men det er viktigere prioriteringer. Cellelås, passord, synkroniseringsfiler er noe bare dere på avdelingen som kan

Excel som økonomisystem

Vårt syn er at Excel faktisk er blitt et fantastisk analyseverktøy, dataverktøy (med Power Query) og et beslutningsverktøy man kan dele ledelsen.

ERP-systemer har gode rapporteringsprogram som standardiserer finansoppgaver og årsrapporter. Å hente ut rådata og eksportere til regneark er mer eller mindre standard idag. Pivot og moderne formler gjør søk og endringer effektivt. Ofte er det i måneds og årsavslutningen at dere merker hvordan tilstanden egentlig er.

Bedriftens strategi

Bedriften tenker helhet. Risiko, måloppnåelse og lovmessige krav. Jo flere krav jo flere store regneark. For større industrielle aktører er det også mange avstemminger underveis fordi skalaen er større

Den store risikoen er frafall blant de som sitter på kunnskapen. Øverste ledelse ønsker derfor alltid at finansielle modeller bygges utfra økonomisystemet. Problemet er bare økonomisystemet. Det tar tid å lære seg og tid å tilpasse systemet for avdelingen og det er tungvint å bruke. Dere laster opp, laster ned, låser og puncher data. Avstemmer med hovedbok, bank og finansielle rapporter. Risikoen her er at dokumentflyten er varierende, og for i finans og industri skaper dette utfordringer til å ettergå dokumentasjon

Skyggesystem

Mantraet er at finansdata skal vedlikeholdes i systemet. Følgen er at kontrollere og regnskap bygger skyggesystemer. Det gjør mange andre avdelinger også. Etterhvert bygger ledelsen skyggerapporteringssystem i Power BI og jobben blir gjort.

Årsak

Skyggesystemer og Dashboards er ikke en feil, men heller en realitet. Vi mener årsaken er at oppgaveleveranser ikke alltid tar hensyn til helhetlige prosesstankegang på grunn av tidspress. Store ERP-prosjekt har ikke prioritet utover kjernefunksjonalitet. Å migrere over hundre eller tusener av store Excel-filer til ERP er et massivt arbeid.

Lederens strategiske valgmuligheter

1. Kvalitet og effektivitet

Fra det operative perspektivet gjelder det å heve kvaliteten og øke effektiviteten. Vi mener det beste er å starte med en pareto-tankegang hvor dere først identifiserer hvor tidsbruken virkelig er, hvor det er flest feil som oppstår, og hvor det alltid er merarbeid. Fra strategisk perspektiv er prosesskart og bedre opplæring i både Excel og økonomisystemet alltid en vinner. Dere bør også regelmessig investere i videreutvikling av rapporteringsløsningene og økonomisystemet på toppen av det grunnleggende, så dere får tatt i bruk de gode løsningene dere allerede har.

2. Moderne Excel

Strategisk retning 2 er at dere moderniserer Excel-filene. Vi mener at Excel er et økonomisystem i seg selv når det blir stort nok. Vi tar ikke stilling til teknologier her, men heller hva som er praksis. Det er alltid forbedringspotensiale i regneark, bedre struktur, mer oversikt, Dashboards og effektivt oppsett av masterdata. Denne krever investeringer og teamarbeid slik at alle medarbeidere oppnår samme Excel-nivå. Over tid sparer man tid og merarbeid ved gjenbruk og struktur. Å heve nivået på Excel-kunnskapen og øke den gjennomsnittlige kvaliteten på regnearkene kan være en god løsning.

3. Ryddejobb

Retning 3 er å sette på mer personale og bruke eksterne til å gjennomføre en ryddejobb. Problemet er egentlig strukturelt og risikoen er høy for at problemet gjentar seg og kommer snikende tilbake i form av større mer kompliserte Excel som ingen forstår.

4. Strategisk harmoni på prosessnivå

Siste strategiske regning er å se hele prosesskjeden som ett, hvordan alt enger sammen med alt på en enkel og oversiktlig måte. Tenk på Excel-ark som et steg i arbeidsflyten og kartlegg, Når dere har god oversikt er bør målet være forenkling, forbedring og opplæring i nye og justerte prosesser. Det er det industrien i Norden gjør, ser sammenhenger og avhengigheter og styrker medarbeiderens brukeropplevelse.