Effektiv styring av internasjonale prosjekter i norsk industri

Sammendrag

• Prosjektstruktur er spesielt viktig for leveranse og effektivitet over tid.

• Organiseringen av team og ledelse reflekterer hvordan bedriften er organisert. Den store forskjellen er at prosjektet leverer resultat fastsatt av scope og egne målsetninger for leveransen.
• Governance eller styring kobler teamene direkte til leveransene og gir kontinuitet i beslutninger på riktig tidspunkt for prosjektet som helhet.

Prosjekt består av eier, ledelse, fagekspertise og leveranse. Mekanismene er de samme om prosjektet er lokalt eller globalt.

Prosjekt er veldrevne og har en god miks profesjonelle aktører og utlånte ressurser. Prosjektene har sjeldent personalutfordringer nettopp fordi aktørene har møtt hverandre i markedet og følger bransjenormer og sunne leveranseforventinger.

Struktur

Kjente rammeverk skisserer optimale prosjektstrukturer, men erfaring har vist at rammeverkene ofte er gode på ideelle konsepter, men at hovedstrukturene heller bør settes ut fra utviklingen og faktiske behov.

Byråkrati

Det er populært å være kritisk til byråkrati. På den positive siden bidrar de med strømlinjeforming og kvalitet på tvers av prosjektet. Project Management Office holder papirflyten igang og iverksetter ledelsens intensjoner også i detaljene.

Industrielle prosjekters avdelinger

Store prosjekt blir delt inn i team, og disse reflekterer avdelingene i bedriften. For industrien så kan en avdeling være produksjon, en annen logistikk som representert i et logistikk-team. HR er representert i HR-teamet. Vedlikehold av maskiner har sitt team.

Teamleder

Hvert team har sin leder som styrer sammensetningen, leveransen og følger opp leveransene. Teamleder rapporterer også oppover til prosjektledelsen.

Effektivitet

Mål og krav styres av regulative krav, leveransekrav og ledelsesmål. Effektiviteten er graden av måloppnåelse som er målbar, gitt ressursene som er planlagt tilgjengelig.

Prosjektprogram er langsiktige, og prosjekt har oftest kortere tidshorisont.

Ny teknologi

Ny teknologi endrer seg stadig og er ikke et mål i seg selv. Det som betyr noe er produktivitetsøkningen og tilpasningen til markedet. Effektivitet bør derfor ikke måles basert på bruk av spesifikk teknologi. Prosjekter leverer også ny teknologi, og disse skal måles mot scope i leveransene, men for industribedriften har teknologi liten verdi over tid og derfor blir de raskt avskrevet i regnskap.

Prosessendring

Å endre metoder og prosesser for hvordan de ansatte jobber har stor påvirkning over tid, og prosjekter passer ypperlig for å drive gjennom disse endringene fordi de ikke er avhengig av bedriftens takt i igangsettelsene av slike aktiviteter. Relevante aktiviteter er opplæring, utarbeidelse og testing av metoder og utrulling av prosedyrer for flere titallstusen medarbeidere. Effekten og multiplikatoreffekter kan først observeres flere år etter at prosjektet er levert.

Effektiv styring

I prosjektledelsen er et godt verdigrunnlag og strategisk veikart det som daglig driver beslutninger i riktig retning. Formelt er det scope, tidslinjer og krav som alle forholder seg til.

Ledelsen kan bidra med er kontinuitet i beslutninger og realisme som skaper tillitt. Et prosjekt som drifter er første kandidat til å bli stengt ned av CFO.

Endel konsernledere ønsker harde prosjektledere og spesielt programledere, og dette er ikke alltid optimalt. Prosjekter er ikke avhengig av soft eller hard ledelsesstil, men oppdaterte planer og gjennomføringsevne. Prosjektarbeidere tilpasser seg bare stilen til ledelsen, mens kunsten i leveranse handler om strategiske mål, planer og måloppnåelse, hard styring kan i visse tilfeller skape unødvendig stress.

Styringsorganer

Utover prosjektledelsen er det viktig med regelmessige beslutningsforum som håndterer faglige utfordringer, risikohåndtering, fellesmøter for alle prosjektarbeidere. Disse produserer serier av workshops også videre, men bedriftens ansatte som ikke er en del av teamene bør ikke rapportere til prosjektledelsen. Bedriftens ansatte har stor påvirkning og direkte rapporteringsveier til bedriftsledelsen, og dette kan forstyrre det målrettede arbeidet til prosjektet i negativ retning på tross av gode intensjoner.

Det er vanlig å etablere ad-hoc arbeidsgrupper for strategisk viktige utfordringer og disse kan rapportere direkte til prosjektledelsen og eventuelt holde konsernledelsen orientert.

Vi i Prosjektsentrum er tilhenger av demokrati, men for fageksperter bør fokuset rettes mot faglig kvalitet og positiv påvirkning separat fra ledelsen. Det er teamene som skal absorbere det faglige og produsere leveranser. Ledelsen er strukturen som holder maskineriet i gang og i god orden. Fageksperter kobles også av og på og rulleres ved behov.