Artikkel: Systemintegrasjon og Prosjektledelse

Systemintegrasjon er forretningsintegrasjon.

På høyeste nivå slås store selskaper sammen. På laveste nivå utveksles kommunikasjon gjennom digitale kanaler. Systemer i dag, cloud imorgen. Selskaper splittes, børsnoteres, og inngår nye partnerskap. Dette betyr nye integrasjonskoblinger. Ulike arkitekturer og protokoller. Det kjøpende konsernet ruller ut sine praksiser, men kjerne- og legacysystemene beholdes ofte veldig lenge, selv om de migreres til cloud.

Prosjektlederrollen

Den klassiske prosjektlederrollen er et flott utgangspunkt. Systemintegrasjon er tradisjonelt en egen verden av systemarkitekter, programmerere og applikasjonsdesignere. Klassisk Business Process Modelling er mye brukt for å koble verdene sammen, men prosjektlederrollen er ofte mindre teknisk og mer plandrevet.

Krav til prosjektledelse i systemintegrasjon

Ledelsen trenger ikke drive den tekniske implementasjonen, men trenger å forstå både prosessene, bedriftens egentlige mål og følge opp utviklingsteam og deres leveranser. Det er umulig å spå integrasjonsteknologien frem i tid, men for å forstå dagens integrasjonsparadigme må vi forstå historiske protokoller, hvor de kommer fra og hvordan de er løst. Etter at de er løst er de også standardisert. Og disse standardene er bemerkelsesverdig stabile. Vår tanke er at prosjektlederkravet bør være stor interesse for nye metoder, som stadig når nye revolusjonerende veier, men være ankret i bransjestandarder. Industri er moderne og i kontinuerlig forbedring, men hastigheten er langsommere enn teknologifronten. Prosjektledere bør kjenne til dette, men være pragmatisk i veivalg slik at prosjektet er realistisk innen prosjekthorisonten. Eksperimentering er fantastisk, men bør testes i piloter før det blir tatt i bruk i enorm skala. Prosjektlederens rolle bør være å være åpen for nye metoder i systemintegrasjon, men være standardorientert i større skala.

Tekniske tanker

Systemintegrasjon er som regel et delprosjekt. I en cloud-orientert verden blir det introdusert nye verktøy og protokoller, og sammenkoblingene blir mer nettbaserte (ikke glem å ha med dedikerte sikkerhetseksperter!). I bunnen av mye integrasjon er REST-baserte standarder som vi er veldig fan av. Dette betyr at API-er også internt er som en nettadresse, men med forskjellige kommandoer som GET og SET etc. Disse kan man definere internt i deres egne systemer, men har en strømlinjeformet front og er basert på det teknikere kaller kontrakter og tillit. API-ene kan også overføre ulike strukturerte data. Forretningen vil helst ikke gå i disse detaljene, og holde ansvaret litt på avstand til leverandørene. Når bedriften skal koble seg opp mot en annen bedrift er det gjerne små endringer som skal til som blir større og større med tiden. Her kommer arkitektens rolle som rammesetter i de interne systemene. Verden har gått videre til cloud og delvis cloud, og leverandørene forsøker alle sette premissene for sine egne cloudbaserte integrasjoner. Etter vårt syn er mye av det tradisjonelle håndverket det samme med forståelse av applikasjon, forretningsprosess og protokoller. I tillegg mener vi prosjektlederrollen kan akselerere arbeidet med konsistent plangjennomgang og koordinering. Utviklingsteam foretrekker ofte agile metoder, men dette er ikke alltid i harmoni med mer Waterfall-modeller som er realiteten i forretningsprosjekter. For oss handler dette om kommunikasjon, ulike språk og situasjonsforståelse både av prosess, forretningspremisser og hva den egentlige situasjonen er for leverandører som ikke alltid sies høyt. Med andre ord mener vi en pragmatisk og løsningsrettet approach til prosjektlederen for systemintegrasjon er nyttig.

Hva kan Norske bedrifter lære av Skandinavisk storindustri innen systemintegrasjon og prosjektledelse?

Industrielle selskaper opererer i en helt annen størrelsesorden enn norske virksomheter. Mange er eid av private og internasjonale eierkonstellasjoner, mens flere norske industriselskaper enten er deleid av staten eller indirekte kontrollert gjennom strenge offentlige krav til innkjøp og reguleringer. Uavhengig av om løsningen ligger i skyen eller på egne systemer, dreier integrasjon seg om:

1. Ekstern kommunikasjon
2. Dataflyt mellom systemer
3. Integrasjon av ulike applikasjoner
4. Filer

Vår erfaring er at mye av designprosessen og styringen av svært mange slike koblingspunkter er ganske likt for industri, stat og mellomstore norske bedrifter. Det er de langsiktige kravene som teller.

Nordisk industri, offentlig sektor og enorme prosjekter

Industri og offentlig sektor har noen fellestrekk i kompleksitet, men skalaen er gigantisk i det offentlige. For en mellomstor bedrift handler integrasjon gjerne om å automatisere fakturaflyt, integrere mot konsern etter sammenslåing, og integrasjon av nye systemer for eksempel ERP og CRM. Nordisk industri har over mange år utviklet detaljerte prosesser testet under mange utfordringer. Vårt inntrykk er at disse systemene tar med seg beste praksis i struktur, men kan være i produksjon i mange år. Vi opplever filbaserte transaksjonssystemer og mer, men datastrukturene kan likevel være i verdensklasse tross utdatert teknologi. Som prosjektleder er det ikke vår rolle å pushe på med modernisering, det er det systemleverandørene som gjør. Vår rolle er å se helheten og følge opp at strukturenes gode sider blir med videre, og at man parkerer unødvendige data.
Våre partnere er ofte utrolig effektive, og noe av vår oppgave er å tilpasse ulike hastigheter med plangjennomføring og justering. Vi tar hensyn til kundens menneskelige ressurser, ikke bare integrasjonsconnectorer.
Kunden får som regel gjennomslag, men tilbakemeldinger fra leverandører er veldig verdifullt og politisk sensitivt, særlig for store organisasjoner i endring. Dette får konsekvenser for utviklere siden det er flere lag av styring før tekniske spesifikasjoner sendes til utviklingsteamene, og det er bedre å få klarhet i uenigheter før og tilpasse enn å gjøre strategiske tilpasninger sent og skape i sum veldig store endringer i prosjektets leveranser under utviklingsfasen. Workshops, prosessgjennomgang og felles avklaringsmøter bør heller tas en ekstra runde selv om det er ikke er ønskelig, fordi dette er selve nøkkelen til å identifisere risiko med følgeeffekter.

Hva er spesielt for prosjektledere for systemintegrasjon

Systemintegrasjon er ikke koblet til WBS, tidsfrister i Excel og beordringer fra direktører. Ja, alle tre er til stede, men løsningsdesign er en iterativ prosess med flere digitale aktører i bevegelser, ofte med store mulighetssett, men veldig optimaliserte robuste løsninger som fungerer på tvers av systemer, forretning, standarder og tekniske versjoner. Ulike systemer har også ulike metodikker. Prosjektleder kan derfor ikke kontrollere alt, men må være med på hele prosjektreisen for kontinuitet. Systemintegratorer er eksperter av høyeste kaliber, men jobber på en rekke raske prosjekter fortløpende globalt. Så tiden de er tilgjengelig må planlegges og tilrettelegges, og prosjektledelsen må legge ekstra vekt på å etablere midlertidige forum for effektiv og strukturert arbeid og samarbeid mellom team, og samtidig forstå hvorfor. WBS ser kun pris, godkjenning og ressurs, mens løsningen ser sammenkoblede systemer. Prosjektleders rolle blir derfor å effektivisere forumene for konsulentene. Budsjettestimater innen dette området er en vitenskap i seg selv.