Løsningsdesign for systemintegrasjon

Hvorfor diskutere løsningsdesign tidlig

Detaljerte beslutninger tidlig får store konsekvenser senere og betyr økt merarbeid, uproduktiv tidsbruk og risiko for hele prosjektet.

Høyt tempo ved integrasjoner gjøre at man uteglemmer viktige aspekter. Vi bør diskutere løsningsdesign og integrasjon så tidlig som mulig for å få klarhet i mål, risiko og avhengigheter til eksterne og interne personer.

Poenget er at løsningsdesignets designfase ser kort ut, mens tidligfase påvirker designet og sluttproduktet er avhengig av designet.

I designet lager vi et kart som knytter forretning, prosess, ønsker og krav. Dette gir ledelsen et grunnlag for å velge veien videre basert på terrenget. Overordnede beslutninger fører store mengder detaljert merarbeid, derfor går vi helst ekstra runder i designfasen før vi bygger den konkrete integrasjonsløsningen.

I praksis samler vi alle trådene i form av proof-of-concepts, leverandørenes løsningsforslag også videre, dette er da grunnlaget for blueprint.

Når jobber vi med løsningsdesign

I designfasen bruker vi eksterne eksperter for spesifikke innspill og forslag. Prosjektet bygger piloter, og hvis vi har kapasitet ønsker vi gjerne en demo så viktige sluttbrukere kan gi innspill på retningen.

Løsningsdesginets struktur

Løsningsdesignet har en egen struktur og språk, gjerne i form av et hierarkiskt dokumentstruktur, hvor vi knytter innsiktene vi fant gjennom work-shops, strategiske diskusjoner med ledelse, og forslag fra systemleverandører. Løsningsdesignet er en iterativ prosess, og vi setter helst ikke igang byggingen parallelt.

Når løsningsdesign blir viktig og hvordan beslutte design

I systemintegrasjon bygger vi som er med hele reisen såkalte blueprints. I disse dokumentene hvor løsningsdesignet er in inngangsport, skal alle brikkene falle på plass før vi bygger løsningen. Leverandørene har ferdige templates og dere har kanskje også egne basert på erfaring. Imidlertid er ikke alle bedrifter spesialist på komplekse integrasjoner. Designet er derfor viktig i midten av prosjektets faser. Underveis lager vi beslutningsdokumenter basert på ulike diskusjonsforum. For toppledelsen er ofte viktigste beslutning godkjennelse av overordnet design, og selvsagt den senere hovedplanen på detaljert nivå. Som toppleder er det derfor viktig å være orientert og at beslutningene ikke kommer brått på.

Viktigheten er langsiktig

Å gjøre endringer i systemer kan være enkelt, men konsekvensene kan påvirke mange og måten kunder jobber på. For eksempel har vi jobbet mye med e-faktura og digitale utsendelser av regninger. Her vil endringer som SWIFT og IBAN påvirke hvordan kunden sin automatisering behandler fakturaen. Et annet eksempel er en lagerarbeider som mottar en ordreseddel og vil helst forholde seg til skanning og ikke et komplisert ERP-system. En liten endring har store ringvirkninger på hvordan ansatte arbeider over tid. Når vi jobber med løsningsdesign opplever vi ofte at vi får enormt fokus på løsningene med sterke forskjellige meninger. Systemintegrasjoner er ofte så viktige at de er aktive over mange år, med justeringer underveis. En aktiv kritisk integrasjon krever veldig store ressurser å endre når systemet er sentralt for driften.

Leverandørenes insentiv

En global leverandør har ofte enorm erfaring med implementasjon, og ønsker å levere systemløsningen så raskt som mulig, noen ganger raskere enn bedriftene ønsker.

Medarbeideres motivasjon

Medarbeidere har ofte jobbet med eksisterende løsninger over lang tid og er eksperter på hele prosessen og har umistelig kunnskap. Andre medarbeidere ønsker umiddelbare endringer og modernisering. Andre igjen kan være ganske likeglade bare systemintegrasjonen virker på deres minimale bruksområder.

Hva gjør Prosjektsentrum i designfasen

Vi skaper forum for ulike deler av bedriften, jobber med ledelsen for å strukturere planer og er med i større runder oppdelt etter strategiske områder. Detaljnivået er enormt, men vi er med på å koordinere team og sørger for at teamene leverer dokumentasjon for senere. Det er ikke alt som er nyttig, og en del av vårt arbeid er å holde oversikt over hva som prioriteres og hva som skal inn i en løsningsdesign. Vi jobber også i mindre ad-hoc prosjekter hvor avstanden fra løsningsdesign til produksjonssetting er kort.

Vi har erfaring med løsningsdesign fra stat, industri, finans og varehandel i Norden hvor vi har designet kompliserte integrasjoner og enklere filbaserte løsninger. Vi er med fra starten og i designfasen, og vi knytter integrasjon inn i designdokumentene i samarbeid med deres leverandører.