Økonomiske beslutninger med ERP for Financial Controllers

CFO og finanscontrolleren bruker ERP og økonomisystemet til å gjøre beslutninger som påvirker bedriften fremover. Controlleren har god intuisjon, men beslutninger gjøres på bakgrunn av fakta, så ERP er en økonomisk beslutningsmaskin. Controlleres rolle har stor innflytelse, og bør derfor begrenses til det økonomiske.

Rapporter er viktigst

De fleste ERP har gode søkemuligheter i hovedbok også videre. Problemet er ofte at systemene ikke viser eller kobler data sammen så controlleren lett kan se sammenhenger. Her er det stort sett alltid skyggesystemer og mye Excel-arbeid.

En god måte å forbedre dette på er å skrive ned gjentakende problemer og leie inn ekspertise til å hente dataene på en mer automatisert og strømlinjeformet måte. Ad-hoc-løsninger og scripts kan fungere kortsiktig, men øker ofte risiko og kompleksitet over tid. Vi anbefaler ofte å ta i bruk den standardfunksjonaliteten dere allerede betaler for.

I gode rapporter kan vi gjenbruke 80 prosent av hovedblokkene, og bygge resten manuelt. Gode Excel-rapporter som fungerer og er stabile passer veldig godt til å programmere inn i ERP-systemet. Kombinasjonen med datanedlasting, og Excel-opplasting til systemet for den siste strekningen er et godt kompromiss, fordi ERP-systemet sitter på hovedboken og det er lettere å gjøre de store utregningene i systemet når det kan standardiseres.

Økonomistyring og beslutninger

Egenkapital, profitabilitet og balanseverdi av fixed assets og utestående kundefordringer er informasjon ERP burde levere. Utfordringen er at sammenhenger er vanskelige å koble på detaljnivå. Årsaken er mangel på kategorisering og klassifisering av transaksjoner og at ulike systemer bare viser totalene, men ikke er koblet på linjenivå. Umiddelbart blir gapet dekket av Power BI, analyseverktøy og Power Pivot, og beslutninger blir derfor i praksis gjort gjennom manuell analyse.

Sterk økonomistyring har orden og systematikk, og bruker det verktøyet som får jobben gjort. Dokumentasjon og rutiner sørger for at økonomistyringen blir lettere og avvik kan følges opp og endringer sendt til prosjektorganisasjonene.

Business Case og beslutningsgrunnlag

Ved nye investeringer og nye strategiske initiativ passer det bedre med business case og kvalitativ analyse. Siden ERP ser tilbake i tid, må dere her gjøre økonomiske forutsetninger om salg, rente og kostnader. Her er Excel the one and only, og SharePoint og tilsvarende stedet å arbeide.

Månedsavslutning og årsrapporter

Årsrapporten er årets viktigste begivenhet og løpende ajourføring gjennom året er selvsagt, men stressende i praksis. Beslutninger fra øverste ledelse presser systemet til det ytterste, og over tid bygger dere lag på lag med midlertidige løsninger. Resultatet blir et ustabilt system og misnøye blant medarbeidere som må jobbe lange helger også videre. Samtidig får de viktigste styringsdokumentene et svakere grunnlag for datadrevne beslutninger.

Gå fra valg av ERP til kontinuerlig økonomistyring

Valg av ERP bør ikke gjøres altfor ofte. Vi ser egentlig på økonomisystemer som prosess så når valget er gjort bør fokuset rettes mot drift og leveranse. Ut av boksen er mange økonomirapporter ganske intetsigende, det er først når dere opparbeider kontekst i form av sammenlignbare tidsserier, utvikling på produkt- og satsningsnivå at det gir mening å gjøre informerte beslutninger. ERP gjør ikke beslutningene for dere, og ofte er systemene ganske like. Hva som er unikt, er den operative forståelsen og gjennomføring av strategiske delmål og måling av disse underveis. Hva ERP bidrar med er oversikt over lønnsomhet, men for å få det riktige bilde må dere se det hele fra andre perspektivet. Det viktige her er å inkludere ledere fra markedsavdelingen også videre til å ta ERP i bruk.

Konsepter som balansert målstyring og KPIer gir først verdi når de kobles til strategi og situasjonen i markedet, slik at produksjon og tjenester kan justeres til etterspørselen. ERP gir god innsikt i historisk etterspørsel, men det økonomiske håndverket ligger i å vurdere hvordan markedet vil utvikle seg fremover.

I en stor bedrift tar økonomisystemet aldri ferie. Ta det i bruk, og dersom informasjonen er feil så ta tak i årsaken og fiks det. Det skaper verdi for dere på lang sikt gjennom bedre datakvalitet, bedre informerte beslutninger og raskere prosesser.

Når økonomisystemet ikke virker stopper de gode beslutningene

I praksis gjør controllere mange av økonomidirektørens oppgaver og roller. Det betyr også et stort ansvar for korrekte data og effektive beslutninger. Virker ikke økonomisystemet blir det ikke brukt slik det er tiltenkt. Det er økonomidirektørens ansvar å velge system og leverandør. Contollere bytter også oftere jobb enn før.

Vi mener større problemer med økonomisystem bør dokumenteres og sendes inn til prosjektporteføljen. Prosjekt leverer over tid uavhengig av personalpolitikk, og det er måten å løse forretningsprosesser i praksis. Bedriften bør ha et vedlikeholdsbudsjett for økonomiavdelingen så systemendringer også forbedrer økonomisystemet. Dette krever eierskap fra CFO, fordi controllere havner i rollekonflikt mellom styring og allokeringen av budsjettet.

Controlling og verdien kontroll

Kontroll av økonomi er viktig. Kontrollere har ansvar for å kontrollere uregelmessigheter og økonomisk kriminalitet, samt å håndheve at rolle og ansvarsfordeling blir gjennomført i praksis ved sjekk av innkjøp og nye avtaler. ERP-systemet skal derfor ha god historikkfunksjon med sporbar og transparent dokumentasjonsflyt. Dette betyr også å si nei til overordnede fordi det kun er dokumenterbare fakta som teller. Uregelmessigheter får personalmessige konsekvenser. ERP er verktøyet her, og det er veldig viktig at kontrollere fortløpende dobbeltsjekker at bilag er i orden også i ERP. Systemer som ikke virker på dette området, er ikke akseptabelt og må tas tak i uansett.

Kontroller skaper ikke verdi i seg selv og kan heller skape misnøye for de parter som kontrolleres. Over tid skaper det merverdi i form av økt tillitt og klarhet i forventet økonomisk adferd fra ledere og medarbeidere