Effektiv styring av arbeidskapitalen med god situasjonsforståelse

Sammendrag

• Vi definerer arbeidskapitalen og ser hvordan kundefordringer, varelager og leverandørgjeld, kontantstrøm og mer påvirker denne.
• Analyse, effektive prosesser og struktur kan bidra til å effektivisere arbeidskapitalen og viser hvilke følgeeffekter de kan ha.
• Informasjon, helhetlig prosess og situasjonsforståelse kan gi gjentakende forbedring.

Arbeidskapitalen gir en god ramme for å finne forbedringspotensiale som kan optimaliseres. De ulike delene av arbeidskapitalen kan analyseres og god informasjon sammen med forbedring av prosessene kan bidra til bedre utnyttelse og drift. For CFO er det spesielt lager, logistikk og utestående som er områder hvor man bør jobbe systematisk over tid.

Arbeidskapital

Arbeidskapital = Sum(Omløpsmidler) - Sum(Kortsiktig gjeld)

Arbeidskapital er summen av omløpsmidler minus kortsiktig gjeld. I driften og i praksis måler vi arbeidskapitalen med summen av kortsiktige kundefordringer, bankinnskudd, og varer på lager fratrukket kortsiktig leverandørgjeld og kortsiktige påløpte kostnader som skatt og offentlige avgifter.

Utfra denne sammenhengen kan vi analysere hvor bedriften kan oppnå forbedring i driften som påvirker likviditeten og finansieringen av den operative driften.

Kortsiktige kundefordringer

Kunder er grunnlaget for bedriften. Det er investert stort i å opparbeide seg kundene med investeringer i produkt og kundeopplevelse.

Idet kunden inngår en avtale har kunden eller bedriften allokert betalingsforpliktelsen. Endel bedrifter vi har jobbet med har imidlertid ikke fullstendig klarhet i for eksempel ulike deler av betalingsløpet. På den ene siden har man avtalen og faktura med tilhørende betalingsbetingelser, men selve oppgjøret har enkeltdager hvor informasjonen er hos banker og betalingsinfrastruktur. Når vi snakker om hundretusenvis av kunder har dager stor effekt på optimeringen.

For mindre bedrifter med noe mer manuelt arbeid og enklere økonomisystem kan informasjonen være av mindre kvalitet og til tider usynkronisert. Da kan det gi mening å oppgradere nettopp denne funksjonaliteten med kobling mot bank for å få mer oppdatert betalingsinformasjon.

Inkasso er en viktig del av økonomiavdelingen, men det skaper ikke begeistring. Inkasso er heller et nødvendig verktøy i siste instans etter at alle andre metoder er prøvd ut.

Kortsiktige kundefordringer kan i noen tilfeller forbedres ved å endre betalingsbetingelser for nye kontrakter.

Bankinnskudd

I større bedrifter kaller vi det Treasury, i praksis betyr det en blanding av bank og internbank. Likvide midler settes på konto, men i konsern kan man også låne ut beløp til datterselskap til tilsvarende krav som en bank setter. Store bedrifter har også endel kortsiktige forpliktelser innen lønn, utlegg, reklamasjon også videre som krever likvide midler, og dette er typisk levert av bank.

Det er alltid et visst forbedringspotensiale og noe kan man hente ved presise analyser og estimater av kontantstrømmen. Med presisjon blir kravet til buffer lavere. Det er også en opptjent renteeffekt ved å ha kontanter på konto.

Varelager

Varelager er kapital, delvis som å sikre leveranse til estimert etterspørsel, og også for å oppfylle varer man har solgt til kunde. For produksjonsbedrifter er det også egne materiallagre, men det går vi ikke inn på i denne diskusjonen.

Effektivitet i logistikk og avansert lagerstyring koblet mot effektive analysemetoder av etterspørsel og leveransekjede bidrar til å optimalisere kapitalen som blir bundet opp på lager. I industrien kan man også flytte problemstillingen over til leverandørene ved såkalt Just-In-Time integrasjon som fjerner mye av behovet for lager, og man har også såkalt consignment som i praksis er at leverandøren juridisk og fysisk leier en del av deres lager og dere trekker eller forbruker av det lageret ved behov.

Slik optimalisering krever avanserte prosesser og fullstendig oversikt over finans og logistikk-prosessene samt avanserte lagersystemer. Analysesystemene krever også enorm datakapasitet hvis man skal predikere etterspørselsmønstrene presist med moderne metoder. Dette er fordi vi trenger Point-of-Sales-data, eller transaksjonsdata fra kassaapparatene i butikk som er omfattende for store salgskanaler som butikker.

Lagerstyring og logistikk er ofte satsningsområde

Generelt er lagerstyring og tilhørende logistikk et viktig prosjektområde for større bedrifter, og det krever investeringer i ERP, analyse og prosessoptimalisering for at det skal ha effekt.

Leverandørgjeld

Industrielle selskaper har tusenvis av leverandører, både av materiale, produkt og av tjenester. Små justeringer har store effekter. Viktigst for bedriften er god kreditt. Et konsern ønsker å strekke betalingstiden så langt som mulig. Konsernet kan også forhandle om bedre vilkår med strategiske samarbeidspartnere, og dette handler egentlig om markedsinnflytelsen og størrelsen til konsernet da store aktører setter premissene.

Leverandørgjelden kan også fungere som en slags finansiering utenom bank og kan justeres ved gjennomtenkte forhandlinger.

Påløpte kostnader, skatt og offentlige utgifter

Aggressiv skatteplanlegging og skatteomgåelse er ikke lov i Norge. Loven gir imidlertid klare fordeler for bedrifter for eksempel utsatt skatt. Loven om merverdiavgift er strengest, det viktigste er å følge loven, være à jour og ha systemer som følger opp forpliktelsene. Kostnadsbesparelser oppnås ved god orden i fakturering, korrekt innkreving av moms og strukturert rapportering til myndighetene. Reglene er bestemt og vi henviser til revisor og advokater for spesifikke råd.

For nordiske konsern kan forbedring av logistikken på tvers av Norden og i Europa gi effektivitetsforbedringer og kostnadseffektivitet. En følgeeffekt kan være skatt og moms, men dette er bestemt av konsistente valg over tid og ikke kortsiktighet.

Den viktigste investeringen er å følge lover og regler ved veiledning av advokat og revisor, samt implementere dette i effektive prosesser som betyr å transformere logistikk og økonomisystemene til å håndtere prosessene effektivt og riktig.

Situasjonsforståelse

For ledelsen og CFO er det viktigste å ha en god situasjonsforståelse, identifisere hvor informasjonen kan forbedres, og optimalisere de kanalene man kan på kort sikt som passer med den langsiktige strategien. Endel av arbeidskapitalen må analyseres over tid ved sammenligning og benchmarking, andre områder krever dedikert prosessgjennomgang, og områder som treasury kan bare optimaliseres opp til et øvre nivå før den marginale nytten flater ut.