Verdien av ERP-investeringen er det strategiske arbeidet etter prosjektene

I denne artikkelen viser vi hvordan verdiskapningen skjer etter at dere har mottatt det nye ERP-systemet og er tilbake til hverdagen. Det var et stort å krevende prosjekt, men hvordan jobber dere kontinuerlig med forbedringer og helst unngår et enormt prosjekt hvert 10. år?

Etter at dere mottok nøklene til systemet med de nye prosesskartene er ansvaret tilbake til bedriften. I en kort periode etter prosjektet retter dere feil og gjør mindre tilpasninger, men nå er fokuset tilbake på den vanlige driften. Opplæringen var kort og effektiv. Siden alle fagteamene har gått videre er det bare superbrukerene igjen.

Sett fra CFO sitt perspektiv er prosjektet en investering som leverer avtalt verdi, og avskrives. Etter 8-10 år bruker systemet å være avskrevet helt, og fra det finansielle perspektivet er det nå dere høster verdien av det hele.

Daglig drift og finans er ikke det samme. Verdi er også bedre tidsbruk og det vi kaller alternativkost. Tiden kunne blitt brukt bedre ved andre prioriteringer. Et ERP-system i seg selv er en pakke med beste praksiser, og ofte har man ikke helt oversikt over mulighetene man allerede har betalt for. Nå er det kostnadskutt, lisenser og heller fokus på investering i vekst og omsetning.

Et robust ERP og økonomisystem er en grunnmur som akselererer arbeidsprosessene til å bli mer effektive, og det ser man ved for eksempel oppkjøp av bedrifter. Er det orden i bokføringssystemet og rapporteringene går alt så mye lettere. Dere gjør due diligence, onboarder personell og kobler selskapet inn i systemet.

Over tid er det strømlinjeforming av prosess, opplæring og nye tilpasninger som hele tiden sparer tid for de ansatte. ERP-systemer har ofte muligheter for modernisering, og noen ganger begrenses dette av for eksempel vedlikeholdsavtaler.

I Norge er det vanskelig å konkurrere på kostnader med utlandet, derfor outsources ofte komplekse oppgaver som drift av system og rutinearbeid.

Verdien når systemet er levert

I prosjektene er verdien dere får helt nye prosesser basert på beste praksis. Som regel bruker man kun et utvalg. Forutsetningene dere hadde for business caset kan være helt endret et par år etter. Kanskje var det datakvaliteten, eller at posteringene ble veldig mye mer komplisert. Medarbeidere tar da ofte å bygger skyggesystemer i PowerBI, Excel og egne cloudabonnementer med aksept fra nærmeste leder, men sporer av om ERP-verdien. Det er som med urban landskapsarkitektur, der hvor folk går opp stier der går de, og arkitekten må heller legge stien der er effektivt fordi medarbeiderene vet egentlig best hvordan virkeligheten er i det daglige. Sånn er det med systemer også, arbeidsoppgaver blir monotone, å rette opp feil gang på gang er slitsomt.

Hvem er vi

Vi i Prosjektsentrum har erfaring med en lang rekke større implementasjoner og forretningsprosess-prosjekt i Skandinavia. Vi er opptatt av at Norske, Svenske og Danske bedrifter skal få mulighet til å ta del i gode praksiser fra større industrielle og statelige aktører, selv i mindre skala. Vi er uavhengig av leverandører, men vi har omfattende kompetanse på SAP, og finans, logistikk og en rekke andre kjerneområder for større konsern. Vi jobber med alt fra automatiserte lagre, fabrikker, posteringer i hovedbok og kontrolling. Vi har også jobbet med systemintegrasjon og programmering.

Verdi, feilretting og strategi

Et økonomisystem blir bedre jo flere feil som rettes. Den økonomiske verdien av systemet avskrives som nevnt og den økte produktiviteten bidrar til profitten.

Selskapet bør heller se på systemet og arbeidsprosessene som ett, og strategien som selve arkitekturen. Fordi det er egentlig produktivitetsgevinstene som er verdien, tid er penger, og spart tid kan brukes på andre områder. Prosjekter er ofte en serie beslutninger om tunge kompromisser som kom brått på. Disse kan man også ta tak i når dere har en ny plattform å bygge videre på.

Hvem tjener på et bedre ERP-system

Gevinsten er effektivitetsforbedring og den kan investeres til det beste for kundeopplevelsen, investeres i ny produktutvikling eller i redusert pris. Konkurransen internasjonalt er såpass intensiv at det er sjeldent leverandørene som er vinneren, men fordelen er at det etter hvert er ganske standard hva som forventes av et system og at brukeropplevelsen egentlig er ganske likt.

Medarbeidermotivasjonen

En IT-avdeling har ofte en indre motivasjon for å jobbe med IT-prosjekter. Det er ikke alltid tilfellet for forretningsorienterte roller og mer frontfag som er avhengig av IT som er verktøy for å prestere. De kan også ha en krevende og hektisk hverdag med å levere på jobben slik som den er. Vi mener motivasjon er en nøkkelfaktor for å lykkes. Ledelsen bestemmer, men medarbeidere bestemmer hvilken produktivitet som leveres basert på en rekke faktorer, og forventinger er en av disse. På den andre siden ønsker medarbeidere ofte å bli hørt om arbeidsprosesser, så det er en fin balansegang mellom ledelse og utførende roller. Å ha en ekstern uavhengig rådgiver som ser det hele bildet kan være tillitsskapende, men realiteten er at det alltid er selskapets ledelse setter retningen.

Neste steg

I større prosjekt følger det med et endringsprosjekt. Vi mener at tankegangen om forbedring bør være kontinuerlig, og at man hele tiden bør være i dialog med ulike leverandører og ikke la problemer hope seg opp. Systemene bør tilpasses, problemer løses fortløpende og man bør ha en årlig gjennomgang av arbeidsprosessene for å identifisere neste års forbedringsprogram. Gjør man ikke det får man det vi kaller teknisk gjeld, dette er ikke synlig, men er kanskje noe man kan oppfatte. I gjennomgangen kan dere se hvilke rutinearbeid som kan outsources, automatiseres også videre. Det gjelder å være transparent der prosessene ikke holder mål i dag. Den store risikoen er at for store etterslep som fører til at man må kjøpe et enormt prosjekt og fikse alt på en gang, skyve ansvaret fremover i tid og oppleve usikkerhet av et system som burde vært fikset for lenge siden. Dette er vanlig for de fleste bedrifter.

Hva kan du begynne med idag

Begynn med å skrive ned gjentakende problemer, og de områdene som skaper mest frustrasjon over tid.

Se også på områder som økonomisk hindrer bedriften å oppnå de mål dere har satt på grunn av rigide arbeidsmåter og omfattende merarbeid.

Vær forsiktig med å kritisere fordi medarbeidere kan føle sterkt eierskap til området og metodene og kan ta det personlig ved påpeking av feil og mangler. Det er derfor viktig for motivasjonen å være fast bestemt på at kartleggingsarbeidet er for bedriften som helhet og ikke som en del av personalpolitikken.